ماهو التخطيط الاداري
يعد التخطيط الإدراي من الأنشطة المهمة التي لا يمكن الاستغناء عنها في أي مؤسسة، فهو يهدف إلى تحقيق الأهداف المرجوة لها، فقد يكون من الصعب الوصول إليها إذا لم نعتمد على فكرة التخطيط الإدراي فمن خلاله يمكن تسخير الأعمال و الوصول إلى النتائج المرغوبة.
و تبعاً لأهمية هذا النشاط و الذي يساهم بشكل كبير في تيسير الأعمال المتلعقة بالمنظمة، نتناول في هذا المقال الحديث عن مفهوم التخطيط الاداري وانواعة، بالإضافة إلى اهميته وخصائصة وخطواته.
تتعد مفاهيم التخطيط الإداري و انواعة أيضًا و من هذه المفاهيم ما عرفه جورج آر تيري أن مفهوم التخطيط هو” اختيار الحقائق وربطها وإنشاء واستخدام الافتراضات فيما يتعلق بالمستقبل، في تصور وصياغة الأنشطة المقترحة التي يعتقد أنها ضرورية لتحقيق النتائج المرجوة”، وبوجه عام يعتبرالتخطيط الإدراي واحد من أهم الأنشطة التي تتم في المنظمات والتي من خلالها يضمن المعني بالأمر تسخير وتيسير أمور العملية الإدراية ، و لا يوجد فرق كبير بين مفهوم التخطيط و مفهوم التنظيم ، ويجب معرفة أساليب التنظيم الإداري .
يبدأ التخطيط الإداري بتحديد الأهداف وتنظيمها للوصول إلى نتائج إيجابية، ويعد التخطيط الإدراي أحد الوظائف الخمس داخل المنظمة الإدراية والتي تهدف استغلال كل الموارد البشرية والاقتصادية في العملية التجارية، حيث أنه من خلاله يتوقع ما يمكن حدوثه مستقبلاً.
أنواع التخطيط الإداري
التخطيط العلمي: وهو يتعلق بالأنشطة اليومية داخل المنظمة، ويمكن أن يتم لمرة واحدة كالحملات التسويقية ويمكن استخدامه للتخلص من المشكلات التي تواجه الشركة.
التخطيط الاستراتيجي: وهو ما يتعلق بالقرارات طويلة الآجل التي قد تمتد من عامين إلى عشر سنوات، فهو يقوم على وصف الأسباب الضرورية لحدوث الأشياء وفقًا للنظرة العامة عالية المستوى، ويهدف لتحقيق الرؤية والرسالة والقيم.
التخطيط للطوارىء: يمكن أن يحدث عمل أو مشكلة طارئة، ولذلك يهدف هذا النوع من التخطيط إلى وضع الخطط الطارئة التي يمكن من خلالها حل المشكلات والأحداث الطارئة وغير المتوقعة لضمان سير العمل دون توقفه.
التخطيط التكتيكي: يرتبط هذا النوع من التخطيط بالتخطيط الاستراتيجي حيث يعتمد هو الأخر على وضع خطط مستقبلية يتم من خلالها تيسير الأعمال التجارية، ولكن يمكن أن يقسم الخطط الاستراتيجية إلى عدة أجزاء فمثلا قد يكون خطة لمده عام واحد فقط وهكذا.
أهميه التخطيط الاداري
يمكن التخطيط الإداري الموظفين داخل الشركة الواحدة من التعاون والعمل بشكل أفضل، فضلاً عن كونه يساهم في إدراة الوقت والجهد فكل ما هو منظم سهل، لذلك للتخطيط الإدراي أهمية كبيرة تتمثل في الأتي:
وضوح خطة العمل التي يتم اتباعها من قبل المديرين مما يساهم في تحقيق أهداف المؤسسة بشمل منظم وسريع.
يمكن المديرين والموظفين من انجاز العمل بطريقة أوضح وذلك لأن كلا منهما يعمل على تنفيذ الخطة المطروحة من قبل الإدارة العليا.
التخطيط الادارى وانواعة التي تساهم بشكل كبير في إدارة العملية الإدارية فيمكن من خلال انواعه اللجوء للخطط البديلة وكذلك استخدام خطط الطوارىء ما إذا واجه المنظمة أمر طارئ، مما يساهم في سير العمل دون انقطاعه في حالات الطوارئ الأمر الذي يجعل المديرين أكثر اطمئناً على العملية الإدارية.
وضوح الأمور لكافة العاملين بالمؤسسة من أكبر فرد إلى أصغر فرد والتعاون فيما بينهم وانجاز العمل بشكل أوضح.
خصائص التخطيط الاداري
تتعدد خصائص التخطيط الاداري والتي يمكن من خلال تطبيقها تحقيق الأهداف المعينة للمنظمة والتي تتحقق بتحقيق الرؤية والرسالة الكاملة لها وفيما يلي بعض من خصائص التخطيط :
أساس النجاح: يعتبر التخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة حيث أنه يعد أساس الإدارة الناجحة، فيعمل على مقياس الكفاءة الإدارية للعاملين خلال فترة زمنية معينة.
الأهداف الواضحة: يعتمد التخطيط بشكل كبير على وضع أهداف واضحة ومحددة والتي يمكن الاعتماد عليها في سير العمل داخل المنظومة وهذه الأهداف يتم تطبيقها ويلتزم بها كافة موظفي المؤسسة وهي تجنبهم من الأرتباك واللبس، وتضمن تحقيق الأهداف بسهولة ويسر.
تنفيذ الخطط بشكل صحيح: يرتبط تنفيذ الخطط بشكل صحيح بالفهم الجيد للخطة، فمن المهم نقل هذه الخطط إلى الأفراد العاملين بالمنظمة بشكل صحيح والتأكد من وصولها كما هي وذلك لسهولة تنفيذها وعدم ارتكاب الأخطاء التي من شأنها أن تفسد سير العمل.
المرونة والتكيف: المرونة سمة أساسية من سمات التخطيط الادارى وانواعة فهي ترتبط بنوع التخطيط الطارئ فكما زكرنا في الفقرات السابقة أن التخطيط الطارىء يتم من خلاله التكيف مع الأمور الطارئه لضمان سير العمل وعدم انقطاع العملية الإدارية، ومن خلال هذه الخاصية يمكن أن يتم وضع الخطط للتعامل مع ما سيطرأ في المستقبل وليس من السهل التنبؤ بما سيقع في المستقبل ولكن من خلال التخطيط يمكن فرض ما سيحدث.
الإلمام بكافة الجوانب: يعد من خصائص التخطيط الاداري وانواعة أنه يلم بكافة الجوانب المتعلقة بالعملية الإدارية وذلك من خلال تطبيق الأنواع المختلفة للتخطيط وذلك لتحقيق الأهداف والوصول إلى أفضل نتيجة ايجابية.
تحديد القيمة الاقتصادية: من ضمن الخطط يتم وضع خطة اقتصادية والتي يساهم فيها التخطيط الإداري والتي يمكن من خلالها حساب ما يتم استخدامه من اموال اقتصادية لتنفيذ العمل الأمر الذي يجعل العملية التجارية واضحة ومفهومة.
التخطيط الإداري الناجح وخطواته.
يعتمد التنظيم الإداري على عدد من الخطوات يتم تطبيقها لضمان نجاحه و توفير الوقت والجهد وهذه الخطوات تتمثل في الآتي:
تحديد الهدف: يعتمد التخطيط بشكل أولى على وضع الأهداف المطلوب تحقيها والتي بتحقيقها تتحقق كافة النتائج المرجوة، كما أن وضع الأهداف يساهم بشكل كبير في توفير الوقت والجهد ورأس المال، بالإضافة إلى تيسير العملية الإدارية دون عوائق وارتباكات وجعل العاملي بالمؤسسة كاليد الواحدة وعدم انحرافهم عن الهدف الأساسي والمطلوب.
وضع رؤية التخطيط: تتمثل رؤية التخطيط في وضع كل ما يتعلق بالعملية الإدارية فعلى سبيل المثال طرح المشاكل والعواقب التي من الممكن أن تتعرض لها العملية أثناء تنفيذها.
وضع الخطط البديلة: في هذا الجزء يعتمد التخطيط على وضع الخطط الإدارية البديلة للتكيف مع الأوضاع الطارئة بمرونة ويسير مما يجعل المنظمة قادرة على مواجهة هذه الأمور وضمان مواصلة العملية الإدارية.
انشاء خطط ثانوية: يمكن وضع عدد من الخطط الثانوية لتساعد الخطط الرئيسية على التنفيذ بسهولة، بالإضافة إلى خلق بيئة تعاونية بين العاملين لإنجاز العمل بسرعة وتوفيرًا للوقت.
التقييم: لابد من متابعة الخطط التي تم وضعها والتأكد من تنفيذها على الوجه المطلوب ويتم ذلك من خلال تقييم ما يقوم به العاملين أول بأول لاكتشاف الأخطاء وتنفيذ الخطة بطريقة صحيحة.
لماذا يلجأ المديرون لتنفيذ التخطيط الإداري
يلجأ المديرون لتنفيذ التخطيط الإداري لضمان تيسير أعمالهم بشكل صحيح دون أخطاء وذلك لأن اختلاف الأهداف يجعل الأمر صعب مما يعمل على كثرة الأخطاء أثناء العمل، ولكن على العكس إذا كان هناك هدف واحد داخل النظمة يعمل الجميع على تنفيذ هذا الهدف بشكل صحيح، وذلك لتوحيد الرؤى الفكرية داخل المنظمة، كما أن التخطيط الإداري يساهم بشكل كبير في توفير الموارد البشرية والاقتصادية والتي يمكن من خلالها تجاوز أزمة الموارد داخل الشركة.
معوقات تنفيذ التخطيط الإداري
يواجه تنفيذ التخطيط الإداري عدد من المعوقات أبرزها:
عدم كفاية الموارد البشرية والاقتصادية، عدم قدرة العاملين في المؤسسة على تنفيذ الخطط المطروحة وتنفيذها بشكل خطأ.
